При направлении в командировки сотрудники организации вынуждены иногда снимать жилье для проживания (нежилые помещения для проведения деловых встреч), заключая от своего имени договоры найма жилого помещения (аренды нежилого помещения) с агентствами и частными лицами, предоставляющими такие услуги. Выдавать доверенности от компании, направившей сотрудника в командировку, на право подписания указанных договоров затруднительно в связи с тем, что сотрудники работают дистанционно (в других регионах РФ) и выезжают в командировки со своего места жительства. Какими-либо внутренними документами не регламентирована обязанность сотрудников в интересах работодателя осуществлять затраты на аренду жилых или нежилых помещений при проведении семинаров (встреч сотрудников из разных городов) в производственных целях. Может ли организация на основании вышеуказанных договоров (в некоторых случаях дополнительно имеются акты об оказании услуг, также подписанные сотрудниками) учесть расходы на аренду помещений в целях исчисления налога на прибыль? Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность рассматриваемых затрат?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на аренду помещений для проживания дистанционных работников, направленных в командировку, могут быть учтены в целях налогообложения как расходы на командировку в целях налогообложения. Расходы на аренду помещений для проведения семинаров организация вправе учесть как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, при надлежащем документальном их оформлении.

Свидетельством того, что при заключении договора аренды помещений сотрудник действовал от имени и в интересах организации, могут служить:

- подпись руководителя на заявлении (служебной записке) сотрудника с просьбой возместить ему денежные средства, истраченные на аренду помещений для организации семинара;

- изданный руководителем приказ о возмещении сотруднику понесенных им в интересах работодателя затрат;

- утвержденный руководителем отчет сотрудника.

Обоснование вывода:

Согласно ч.ч. 1 и 3 ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. В том числе и гарантии, предусмотренные статьей 167 ТК РФ для командированных сотрудников. Поэтому работодатель обязан возместить им расходы, связанные со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ)*(1).

Заметим, в ст. 168.1 ТК РФ установлены аналогичные нормы в части возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях и работами экспедиционного характера.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта - в порядке ст. 168 ТК РФ (абзац 6 п. 11 Положения N 749).

Пунктом 14 Положения N 749 предусмотрено, что расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам в порядке и размерах, предусмотренных абзацем 2 п. 11 Положения N 749 (т.е. опять же в порядке ст. 168 ТК РФ), но кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение.

Налог на прибыль

По общему правилу в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. То есть один из главных критериев признания расходов - их так называемая экономическая обоснованность*(2).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). При этом перечень как расходов, связанных с производством и реализацией, так и внереализационных расходов, является открытым.

Минфин России в письме от 17.09.2010 N 03-03-06/4/88 также отметил, что любые расходы вне зависимости от того, поименованы они или нет в соответствующих статьях НК РФ, при условии соответствия их указанным в статье 252 НК РФ критериям могут учитываться в целях налогообложения прибыли (за исключением прямых изъятий, предусмотренных статьей 270 НК РФ).

Таким образом, расходами признаются любые затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки) налогоплательщика, при условии, что они соответствуют одновременно следующим критериям:

- являются экономически обоснованными;

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

- документально подтверждены;

- прямо не поименованы в ст. 270 НК РФ.

При этом следует учитывать, что целях налогообложения прибыли имеет значение основание возникновения этих расходов и их взаимосвязь с деятельностью организации, направленной на получение дохода.

Документальное подтверждение

Что касается формы документов, подтверждающих расходы, арбитражные суды обращают внимание на следующее: "налоговое законодательство не устанавливает требования к документам, которыми может быть подтверждена экономическая оправданность затрат, не определен ни перечень таких документов, ни их форма. В связи с чем налогоплательщиками в целях подтверждения экономической оправданности затрат могут использоваться любые имеющиеся у них внутренние организационно-распорядительные документы, обосновывающие цель осуществления указанных расходов" (смотрите постановления ФАС Московского округа от 30.07.2010 N КА-А40/7942-10, от 31.12.2008 N КА-А40/12154-08).

Отметим, что Президиумом ВАС РФ в Постановлении от 10.07.2007 N 2236/07 указано, что "...в случае указания инспекцией на экономическую неоправданность расходов общества или на неполноту, недостоверность и (или) противоречивость сведений, содержащихся в представленных им документах, обязанность доказывания существования этих обстоятельств возлагается на инспекцию". То есть суд в любом случае будет исходить из презумпции добросовестности налогоплательщика и поэтому "...бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы " (Определение КС РФ от 4 июня 2007 г. N 366-О-П).

В то же время налогоплательщик должен доказать правомерность расходов по налогу на прибыль, то есть доказать в том числе, что представленные им первичные бухгалтерские документы являются надлежащим образом оформленными, подписаны уполномоченными лицами и подтверждают реальную хозяйственную операцию (постановление Восьмого ААС от 29.10.2013 N 08АП-8782/13).

Таким образом, условия включения затрат в состав расходов предусмотрены ст. 252 НК РФ, согласно п. 1 которой расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конкретный перечень документов, подтверждающих тот или иной вид затрат, действующим законодательством РФ не установлен. Из ст. 252 НК РФ следует только, что такие документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам Законом N 402-ФЗ.

В рассматриваемой ситуации для подтверждения экономической обоснованности расходов, связанных с арендой помещений для проведения семинаров, а также для проживания дистанционных работников организация может оформить следующие документы:

- локальный нормативный акт, в соответствии с которым сотрудники в производственных целях могут осуществлять расходы, в том числе на аренду помещений;

- приказы о направлении работников в командировку;

- служебные задания для направления в командировку;

- отчеты об их выполнении с приложением документов, подтверждающих расходы.

В рассматриваемой ситуации ввиду отсутствия документов, устанавливающих право сотрудника подписывать договора аренды в интересах организации, отметим следующее. Сотрудники, расплачивающиеся за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, действуют от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени организации у них отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов сотрудникам возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. При одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде.

В таком случае полагаем, что свидетельством того, что при заключении договора аренды помещений сотрудник действовал от имени и в интересах организации, могут служить:

- подпись руководителя на заявлении (служебной записке) сотрудника с просьбой возместить ему денежные средства, истраченные на аренду нежилых помещений для организации семинара;

- изданный руководителем приказ о возмещении сотруднику понесенных им в интересах работодателя затрат;

- утвержденный руководителем отчет сотрудника*(3).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

18 июля 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов такого работника применяются нормы п. 3 ст. 217 НК РФ. То есть возмещение дистанционному работнику понесенных им при такой служебной поездке расходов не облагается НДФЛ (письма Минфина России от 30.11.2015 N 03-04-06/69428, от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

*(2) До настоящего времени остаются актуальными разъяснения КС РФ в отношении применения норм п. 1 ст. 252 НК РФ, данные в определениях КС РФ от 04.06.2007 NN 320-О-П и 366-О-П (смотрите также письмо Минфина России от 04.10.2013 N 03-03-06/1/41201). Отметим, что критерий абзаца четвертого п. 1 ст. 252 НК РФ назван КС РФ основным условием признания затрат обоснованными или экономически оправданными.

Как отмечает КС РФ, из этих же предпосылок исходит и Пленум ВАС РФ, указавший в постановлении от 12.10.2006 N 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды", что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Конституционным судом РФ также отмечается, что законодатель предоставил налогоплательщикам возможность самостоятельно определять в каждом конкретном случае исходя из фактических обстоятельств и особенностей их финансово-хозяйственной деятельности, относятся те или иные прямо не поименованные в главе 25 НК РФ затраты к расходам в целях налогообложения либо нет.

*(3) Следует иметь в виду, что для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Форма авансового отчета АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1).

 
По теме
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Сумма компенсации иногороднему работнику аренды жилья (предусмотренная трудовым договором в конкретном размере) может быть учтена в расходах при налогообложении прибыли
29.08.2017
Украина решила сэкономить на международном имидже - Primechaniya.Ru Министерство финансов Украины выступило с предложением сократить или отложить в 2018 году выплату обязательных платежей в международные организации, членом которых является страна, сообщает агентство «Украинские новости».
17.08.2017
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Документами, подтверждающими использование автомобиля для производственных и управленческих нужд организации, могут быть путевые листы,
14.08.2017
 
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Исключение из текста трудового договора условия об установлении работнику ненормированного рабочего дня в рассматриваемом случае возможно в порядке, предусмотренном ст.
17.07.2017
Севастопольскому морскому заводу  - 235! - Первый Севастопольский Судостроительное предприятие начинает свою историю одновременно с историей города, ведь кузница в Адмиралтействе - одно из 4-ех первых зданий.
17.06.2018
 
Графская пристань приходит в упадок - RuInformer.Com Одной из самых главных достопримечательностей Севастополя считается Графская пристань, строительство которой началось практически одновременно с возведением самого города – в 1783 году.
17.06.2018
 
На крымской трассе горел автомобиль (ФОТО) - 8692.Ru Вчера, 16 июня в Кировском районе горел автомобиль. Об этом сообщили в пресс-службе МЧС по РК, передает корреспондент 3652.ru В 06:26, на пульт крымских спасателей поступила информация, что в районе села Приветное,
17.06.2018 8692.Ru
По информации представителя транспортной прокуратуры Севастополя, 14 июня в 18 часов вечера в линейный отдел полиции поступило сообщение от дежурного по станции «Севастополь» о том,
15.06.2018 Севастопольская газета
За период с 4 по 13 июня на территории Севастополя произошло 69 загораний, в 43 случаях горела трава.
14.06.2018 Севастопольская газета
На юбилее ТБМ театру пообещали подарить здание - Sevastopol.Su Ждать обещанного подарка Театр на Большой Морской будет три года. Единственный в Крыму профессиональный театр для детей и молодёжи – Севастопольский театр юного зрителя  – отметил 30-летие.
17.06.2018 Sevastopol.Su
15 июня исполнилось 10 лет с момента его установки. Казалось бы, все было так недавно, а уже 10 лет как памятник Екатерине установлен в сквере, носящем имя великой русской императрицы, с полным ощущением того,
15.06.2018 Севастопольская газета
Великому русскому кинорежиссеру было 82 года Известный русский кинорежиссер, Народный артист РФ Станислав Говорухин умер сегодня, 14 июня, в санатории Барвиха, сообщает ИА SevastopolMedia.
14.06.2018 SevastopolMedia
Во вторник, 12 июня, на площади Суворова состоится торжественное открытие музея Гражданской обороны, который создан на режимном объекте — в противоатомном убежище С-2.
11.06.2018 Севастопольская газета
САМБО   Первенство России по самбо среди ветеранов памяти основателей Выксавских металлургических заводов Андрея и Ивана Баташевых прошло в г. Выкса Нижегородской губернии.
15.06.2018 Газета Севастопольская правда
В спорте за победу прощения не просят Президент России Владимир Путин на матче открытия чемпионата мира по футболу в Москве не просил прощения у принца Саудовской Аравии Мухаммеда бин Салмана, а его жесты — это эмоции.
15.06.2018 SevastopolMedia
Графская пристань приходит в упадок - RuInformer.Com Одной из самых главных достопримечательностей Севастополя считается Графская пристань, строительство которой началось практически одновременно с возведением самого города – в 1783 году.
17.06.2018 RuInformer.Com
Митинг 15 июня в Екатерининском сквере (Ирина Клочкова) - Севастопольская газета 15 июня исполнилось 10 лет с момента его установки. Казалось бы, все было так недавно, а уже 10 лет как памятник Екатерине установлен в сквере, носящем имя великой русской императрицы, с полным ощущением того,
15.06.2018 Севастопольская газета
Сегодня многим гражданам при трудоустройстве приходится сталкиваться с необходимостью обращения за справкой о наличии (отсутствии) судимости в органы внутренних дел.
17.06.2018 УМВД России по г. Севастополю